Glossar: Die Begriffe hinter der KI-Wissensdatenbank
Jeder Fachbegriff in maximal 60 Wörtern, verständlich für Nicht-Techniker. Zum Nachschlagen, Weiterschicken und Zitieren.
KI-Wissensdatenbank
Eine KI-Wissensdatenbank ist eine zentrale, durchsuchbare Ablage für Firmendokumente, kombiniert mit einer KI, die Fragen dazu in normaler Sprache beantwortet. Die Antworten stammen ausschließlich aus den eigenen Unterlagen und nennen die Quelle. Der Mehrwert liegt beim dokumentierten Know-how – Anleitungen, Protokollen, Problemlösungen – nicht bei Belegen, die im ERP bleiben.
RAG (Retrieval-Augmented Generation)
RAG ist ein Verfahren, bei dem eine KI vor dem Antworten zuerst die passenden Textstellen aus einem Dokumentenbestand heraussucht und ihre Antwort nur darauf stützt. Das reduziert erfundene Antworten (Halluzinationen) deutlich und ermöglicht Quellenangaben. RAG ist die technische Grundlage der meisten KI-Wissensdatenbanken.
LLM (Large Language Model)
Ein LLM ist ein großes KI-Sprachmodell, das Texte versteht und formuliert – bekannte Beispiele sind die Modelle hinter ChatGPT oder Claude. Ein LLM allein kennt Ihre Firmendokumente nicht; erst die Kombination mit einer Dokumentenbasis (siehe RAG) macht daraus ein Werkzeug für internes Firmenwissen.
OCR (Texterkennung)
OCR (Optical Character Recognition) wandelt Bilder von Text – Scans, Fotos, alte PDFs – in durchsuchbaren Text um. Für Betriebe heißt das: Auch das Papierarchiv und der Aktenschrank werden abfragbar. Moderne Texterkennung verarbeitet auch schiefe Handy-Fotos und ältere Vorlagen zuverlässig; Handschrift bleibt die größte Grenze.
Semantische Suche
Semantische Suche findet Inhalte nach Bedeutung statt nach exaktem Wortlaut. Wer nach „Heizung wird nicht warm“ sucht, findet auch das Protokoll mit „Vorlauftemperatur zu niedrig“. Klassische Volltextsuche kann das nicht – sie braucht das exakte Stichwort. Semantische Suche ist ein Kernbaustein jeder KI-Wissensdatenbank.
Embedding
Ein Embedding ist die Übersetzung eines Textes in eine Zahlenreihe, die seine Bedeutung abbildet. Ähnliche Inhalte bekommen ähnliche Zahlenreihen – so kann ein System Bedeutungsnähe berechnen. Embeddings machen semantische Suche technisch möglich und werden in einer Vektordatenbank gespeichert.
Vektordatenbank
Eine Vektordatenbank speichert Embeddings (Bedeutungs-Zahlenreihen) und findet blitzschnell die inhaltlich ähnlichsten Textstellen zu einer Frage. Sie ist das „Gedächtnis“ einer KI-Wissensdatenbank: Bei jeder Abfrage liefert sie die relevanten Dokument-Ausschnitte, aus denen die KI ihre Antwort baut.
Halluzination
Eine Halluzination ist eine überzeugend formulierte, aber sachlich falsche KI-Antwort. Sie entsteht, wenn ein Sprachmodell ohne verlässliche Quellen antwortet. Gegenmittel im Firmeneinsatz: die KI ausschließlich auf die eigenen Dokumente stützen (RAG) und jede Antwort mit Quellenangabe belegen, die per Klick prüfbar ist.
Quellenangabe (Grounding)
Grounding bedeutet, dass jede KI-Antwort auf konkrete Fundstellen in echten Dokumenten zurückgeführt wird – mit Angabe von Datei und Seite. Für Betriebe ist das der Unterschied zwischen „klingt plausibel“ und „ist belegt“: Ein Klick öffnet das Originaldokument an der richtigen Stelle.
Verschlagwortung
Verschlagwortung ordnet jedem Dokument Merkmale zu – Dokumenttyp, Kunde, Projekt, Anlage. Automatische Verschlagwortung erledigt das per KI beim Erfassen, ohne händische Ablagearbeit. Sie macht große Bestände filterbar und sorgt dafür, dass Antworten dem richtigen Kunden oder Projekt zugeordnet werden.
DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Ein DMS legt Dokumente strukturiert ab und findet sie über Ordner, Metadaten und Stichwörter wieder. Es beantwortet aber keine Fragen: Wer die Ablagelogik nicht kennt, sucht trotzdem. Eine KI-Wissensdatenbank versteht zusätzlich den Inhalt und antwortet in normaler Sprache – mit Quellenangabe.
AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag)
Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeitet – etwa beim Hosting einer Wissensdatenbank. Er ist gesetzlich verpflichtend und legt Zweck, Sicherheitsmaßnahmen und Sub-Dienstleister fest. Seriöse Anbieter stellen ihn unaufgefordert bereit.
EU AI Act
Der EU AI Act ist das europäische KI-Gesetz. Er teilt KI-Anwendungen in Risikoklassen ein und gilt gestaffelt seit 2024/2025. Interne Dokumentensuche und KI-Wissensdatenbanken zählen typischerweise zu den Anwendungen mit minimalem Risiko; auch KMU trifft aber die Pflicht, Mitarbeiter im KI-Umgang zu schulen.
Erfahrungswissen (implizites Wissen)
Erfahrungswissen ist das Know-how, das in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter steckt: wie eine Anlage eingestellt wird, wie ein Problem beim Kunden gelöst wurde, was bei einem Projekt zu beachten ist. Es geht bei Pensionierung oder Kündigung verloren – außer es wird dokumentiert und abfragbar gemacht.
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