Alle Funktionen im Detail
Die KI-Wissensdatenbank besteht aus zwei Teilen, die zusammengehören: einer geordneten Dokumentenverwaltung und einer KI-Abfrage, die daraus Antworten macht. Hier ist beides im Detail – ehrlich beschrieben, inklusive der Grenzen.
Der Fokus liegt dabei auf Ihrem Firmenwissen: Anleitungen, Serviceprotokolle, Projektunterlagen, Verträge und das Erfahrungswissen Ihres Teams. Belege wie Rechnungen bleiben in Ihrem ERP führend – die Wissensdatenbank ergänzt es, statt es zu ersetzen.
Analyse & Konzept zum Start
Jede Einrichtung beginnt mit der gemeinsamen Aufnahme Ihrer Dokumentenwelt: Welche Dokumenttypen gibt es (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Projektunterlagen, Anleitungen)? Wer sind Ihre Kunden und Lieferanten? Welche Ordnungsmerkmale brauchen Sie – Projektnummer, Standort, Anlage? Daraus entsteht Ihre Ablage- und Suchstruktur. Nicht unsere Standardstruktur, Ihre.
Zentrale Dokumentenverwaltung mit Texterkennung
Alle Dokumente landen in einer zentralen, durchsuchbaren Verwaltung. Die automatische Texterkennung (OCR) verarbeitet PDFs, eingescannte Dokumente, Fotos und Office-Dateien – damit auch das Papierarchiv und der Aktenschrank abfragbar werden. Automatische Verschlagwortungsregeln ordnen jedem Dokument Typ, Korrespondent und Schlagworte zu, ohne dass jemand händisch ablegen muss.
„Wie ist die Wartungsanleitung für die Hebebühne H-200?“
E-Mail-Anbindung
Relevante Dokumente aus Ihrem Outlook-/Microsoft-365-Postfach werden automatisch übernommen – das Angebot, das als Anhang kam, ist in der Wissensdatenbank, bevor es jemand suchen muss. Weitere Postfächer lassen sich anbinden, wenn Ihr Betrieb wächst.
„Was wurde mit dem Lieferanten wegen der Reklamation vereinbart?“
KI-Abfrage mit Quellenangabe
Das Herzstück: Sie stellen Fragen in normaler Sprache. Die KI durchsucht Ihre Dokumente nach Sinn, nicht nur nach Stichworten, und antwortet ausschließlich aus Ihren eigenen Unterlagen. Jede Antwort nennt das Quelldokument – ein Klick öffnet das Original an der richtigen Stelle. Bei der Einrichtung stimmen wir die Antwortqualität anhand echter Testfragen aus Ihrem Betrieb ab.
Die jährliche Wartung umfasst Sichtprüfung der Hydraulik, Funktionstest der Notabsenkung und Schmierung der Laufschienen.
Web-Oberfläche für alle Geräte
Keine Installation, kein Schulungsmarathon: eine einfache Oberfläche im Browser, am PC genauso wie am Smartphone und Tablet. Gesicherter Zugang über persönlichen Login und verschlüsselte Verbindung.
Upload-Bereich – Ihr Team pflegt selbst
Neue Dokumente lädt Ihr Team direkt im Browser hoch, auch unterwegs vom Handy. Jedes hochgeladene Dokument durchläuft automatisch Texterkennung und Verschlagwortung und ist sofort für Suche und KI-Abfrage verfügbar. Die Wissensdatenbank wächst im Alltag mit, ohne Extra-Aufwand.
Foto vom Typenschild heute – morgen beantwortet es Fragen.
Benutzer- & Rollenverwaltung
Nicht jeder soll alles sehen. Sie steuern über Benutzerkonten und ein Rechtekonzept, welche Mitarbeiter oder Gruppen welche Dokumente sehen und abfragen dürfen – die Lohnverrechnung bleibt bei der Geschäftsführung, die Wartungsanleitungen sieht das ganze Team.
Sicherheit & Datenschutz
Hosting auf europäischen Servern, abgesicherter Zugriff, automatische Datensicherung. Sie erhalten alle für die Auftragsverarbeitung nötigen Unterlagen (AV-Vertrag). Ihre Dokumente werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
Erstbefüllung & Einschulung
Wir befüllen die Wissensdatenbank mit Ihren bestehenden Unterlagen und schulen Ihr Team in Bedienung und Pflege – inklusive kurzer Anwender-Dokumentation. Danach arbeiten Sie selbstständig; wir bleiben als Ansprechpartner erreichbar.
Laufender Betrieb
Updates und Sicherheits-Patches laufen im Hintergrund, die Datensicherung automatisch. Bei Störungen haben Sie einen persönlichen Ansprechpartner mit verlässlicher Reaktionszeit – keinen Ticket-Roboter.
Sprach-Erfassung (optional)
Wissen steckt nicht nur in Dokumenten. Mit der optionalen Sprach-Erfassung diktieren Sie oder Ihre Monteure Notizen direkt über die Web-Oberfläche – am Smartphone, von der Baustelle. Die Aufnahme wird automatisch transkribiert und aufbereitet; über eine Freigabe-Oberfläche hören Sie an, bearbeiten und geben frei. Freigegebene Notizen werden verschlagwortet und sind Teil der Wissensdatenbank.
Diktat: „Ventil beim Hotel Adler getauscht, Vordruck neu eingestellt.“
Was ist in Einrichtung und Betrieb enthalten?
- Analyse Ihrer Dokumentenwelt & gemeinsames Ablage-Konzept
- Aufbau von Dokumentenverwaltung, Texterkennung & KI-Abfrage
- Anbindung Ihrer Quellen (Ordner, Postfach, Scans)
- Erstbefüllung mit Ihren bestehenden Unterlagen
- Abstimmung der Antwortqualität mit echten Testfragen
- Einschulung Ihres Teams (ein Vormittag) + Anwender-Doku
- Hosting auf europäischen Servern, AV-Vertrag inklusive
- Updates und Sicherheits-Patches im Hintergrund
- Automatische Datensicherung
- Persönlicher Ansprechpartner statt Ticket-System
- Wissensbasis wächst im Alltag mit – jedes Dokument verbessert die Antworten
Häufige Fragen zum Produkt
Welche Dateiformate kann die Wissensdatenbank verarbeiten?
Alle gängigen Büroformate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Text-Dateien sowie Bilder und Scans (JPG, PNG, TIFF). Eingescannte Dokumente und Fotos werden per Texterkennung durchsuchbar gemacht – auch ältere Vorlagen. Die größte Grenze ist Handschrift.
Wie viele Mitarbeiter können das System nutzen?
So viele Sie brauchen – vom Zwei-Personen-Büro bis zum Betrieb mit Dutzenden Nutzern. Über die Rollenverwaltung steuern Sie, wer welche Dokumente sehen und abfragen darf. Die Nutzerzahl fließt in das Fixpreis-Angebot ein.
Brauchen wir dafür eigene IT-Kenntnisse oder eine IT-Abteilung?
Nein. Die Bedienung läuft im Browser und ist in einer Einschulung von einem Vormittag erklärt. Einrichtung, Updates, Sicherheit und Datensicherung übernehmen wir – Sie brauchen weder Server noch Administrator.
Wem gehören die Daten – und was passiert bei Vertragsende?
Ihre Dokumente bleiben zu jedem Zeitpunkt Ihr Eigentum. Verarbeitung und Herausgabe sind im Vertrag samt Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) geregelt; Ihre Daten werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.
Kann ich das System vorher ausprobieren?
Ja – im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir das System live und beantworten Beispielfragen. Bei der Einführung stimmen wir die Antwortqualität dann anhand echter Testfragen aus Ihrem Betrieb ab, bevor es in den Alltag geht.
Was die KI-Wissensdatenbank nicht ist
Sie schreibt keine E-Mails, automatisiert keine Prozesse und trifft keine Entscheidungen. Und sie ersetzt kein ERP: Ihr ERP weiß, was verkauft wurde – die Wissensdatenbank weiß, wie es gemacht wird. Sie macht eines richtig gut: Ihr dokumentiertes Firmenwissen finden und beantworten – mit Beleg. Wenn Sie Prozess-Automatisierung suchen, sprechen Sie uns an, das ist ein eigenes Thema.
Reden wir über Ihre Ablage.
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten, online oder telefonisch) klären wir, ob sich die KI-Wissensdatenbank für Ihren Betrieb rechnet – ehrliche Einschätzung inklusive.