Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Bücher, Aufzeichnungen und Belege grundsätzlich sieben Jahre nach UGB und BAO. Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken sind nach dem Umsatzsteuergesetz deutlich länger aufzubewahren – zweiundzwanzig Jahre. Bei anhängigen Verfahren verlängert sich die Frist bis zu deren Abschluss.

Was bedeutet urschriftgetreue Wiedergabe?

Der Scan muss das Original vollständig und inhaltsgleich wiedergeben – nichts abgeschnitten, nichts verändert, Rückseiten mit Inhalt inklusive. Und er muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden können.

Welche Dokumente sollte man trotz Scan im Original behalten?

Dokumente, deren Beweiswert an der Originalunterschrift oder am Originaldokument hängt: notariell errichtete oder beglaubigte Urkunden, wichtige Verträge, Bürgschaften oder Vollmachten. Im Zivilprozess kann das Original mehr wert sein als jede Kopie.

Ist ein bestimmtes Dateiformat wie PDF/A vorgeschrieben?

Nein, das Gesetz schreibt kein Format vor – entscheidend sind Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit über die gesamte Frist. In der Praxis hat sich PDF/A als Format für die Langzeitarchivierung etabliert, weil es genau dafür ausgelegt ist.

Scan statt Original: Ist digitale Archivierung rechtsgültig?

Q: Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Für die meisten Buchhaltungsbelege grundsätzlich ja: UGB und BAO erlauben die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist gewährleistet ist. Bei Urkunden und Verträgen mit Originalunterschrift ist Vorsicht geboten – im Zweifel Original behalten und Fachberatung einholen.

Ja, grundsätzlich: Das österreichische Unternehmensgesetzbuch (UGB) und die Bundesabgabenordnung (BAO) erlauben es, Geschäftsunterlagen statt auf Papier auf Datenträgern aufzubewahren – also auch als Scan. Voraussetzung ist, dass die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Ein Freibrief zum Wegwerfen aller Originale ist das aber nicht: Bei manchen Dokumenten hängt der Beweiswert am Original. Dieser Beitrag erklärt die Grundzüge – er ist eine allgemeine Orientierung und keine verbindliche Rechtsauskunft; klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt.

In Kürze

UGB und BAO erlauben die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen auf Datenträgern – der Scan kann das Papier grundsätzlich ersetzen.
Bedingung ist die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe, jederzeit lesbar bis zum Ende der Frist.
Die Grundfrist beträgt sieben Jahre; für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gelten nach dem Umsatzsteuergesetz zweiundzwanzig Jahre.
Urkunden und Verträge mit Originalunterschrift sollten trotz Scan im Original bleiben, weil ihr Beweiswert daran hängen kann.
Rechtsgültig archivieren heißt vor allem: sauber scannen, unveränderbar ablegen, geordnet benennen, sichern – und über Jahre lesbar halten.

Was sagen UGB und BAO zur digitalen Aufbewahrung?

Beide Gesetze regeln die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen: das UGB für Unternehmer, die BAO für steuerliche Zwecke. Bücher, Aufzeichnungen, Belege und die zugehörigen Geschäftspapiere sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren – gerechnet vom Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen.

Beide Gesetze erlauben ausdrücklich, diese Unterlagen auf Datenträgern zu führen und aufzubewahren. Die BAO formuliert die zentrale Bedingung: Die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. Übersetzt heißt das: Der Scan muss alles zeigen, was das Original zeigt, darf nichts verändern, muss auffindbar geordnet sein – und er muss auch in sechs Jahren noch geöffnet und gelesen werden können. Die Gesetzestexte sind im Rechtsinformationssystem des Bundes (ris.bka.gv.at) abrufbar; einen Praxisüberblick zu den Aufbewahrungspflichten bietet die Wirtschaftskammer (wko.at).

Welche Fristen gelten für welche Unterlagen?

Unterlagen	Frist (Grundzüge)
Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere	Grundsätzlich sieben Jahre
Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken	Zweiundzwanzig Jahre nach dem Umsatzsteuergesetz
Unterlagen zu anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren	Über die Grundfrist hinaus, solange das Verfahren läuft

Zwei Praxis-Hinweise dazu: Erstens lohnt es sich, nicht knapp zu kalkulieren – wer pauschal einige Jahre länger aufbewahrt, erspart sich Grenzfall-Diskussionen. Zweitens gilt die Frist für die Lesbarkeit, nicht nur für die Existenz der Datei: Ein Datenträger, den kein Gerät mehr lesen kann, erfüllt die Pflicht nicht.

Wie passen Aufbewahrungspflicht und DSGVO-Löschpflicht zusammen?

Auf den ersten Blick widersprechen sich zwei Pflichten: Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern – UGB und BAO verlangen jahrelange Aufbewahrung. Der Widerspruch löst sich auf: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft, ist genau diese Pflicht die Rechtsgrundlage für die Speicherung; ein Löschverlangen einer betroffenen Person geht insoweit ins Leere.

Nach Ablauf der Frist dreht sich das Bild: Dann fehlt für Unterlagen mit Personenbezug häufig die Grundlage für die weitere Aufbewahrung, und das Archiv sollte nach einem Löschkonzept aufgeräumt werden – am einfachsten mit einer jahrgangsweisen Ablage, die sich als Ganzes prüfen und löschen lässt. Ein digitales Archiv ist dem Papierkeller hier sogar überlegen: Es kann Fristen je Jahrgang ausweisen und die fällige Löschung zumindest zur Wiedervorlage bringen.

Wann sollten Sie das Original trotzdem behalten?

Die Aufbewahrungspflicht nach UGB und BAO ist die eine Ebene – der Beweiswert im Streitfall die andere. Im Zivilprozess kann es auf die Echtheit einer Urkunde ankommen, und die lässt sich am Original besser nachweisen als an einer Kopie. Deshalb gilt als vorsichtige Praxisregel: Dokumente, bei denen es einmal auf die Originalunterschrift oder das Originaldokument ankommen könnte, wandern zwar in das digitale Archiv, das Papier bleibt aber zusätzlich in einem Ordner. Dazu zählen typischerweise:

notariell errichtete oder beglaubigte Urkunden,
wichtige Verträge, insbesondere mit langer Laufzeit oder hohem Streitpotenzial,
Bürgschaften, Vollmachten, Schuldanerkenntnisse,
gesellschaftsrechtliche Dokumente.

Der Aufwand ist überschaubar: Diese Kategorie macht in den meisten Betrieben einen kleinen Bruchteil des Papiers aus. Die Masse – Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenbelege – ist für die rein digitale Aufbewahrung gut geeignet.

Wie muss der Scan-Prozess aussehen? Sechs Schritte

Vollständig erfassen: Alle Seiten, auch Rückseiten mit Inhalt. Mehrseitige Belege als ein Dokument, nicht als lose Einzelbilder.
Qualität prüfen: Der Scan muss dauerhaft gut lesbar sein – Stichprobenkontrolle gehört in den Ablauf, besonders bei Thermopapier-Belegen, die im Original ohnehin verblassen.
Unveränderbar ablegen: Das Archiv muss nachträgliche Veränderungen verhindern oder zumindest nachvollziehbar protokollieren. Ein beschreibbarer Ordner, in dem jeder Dateien austauschen kann, genügt diesem Anspruch nicht.
Geordnet benennen: Einheitliches Schema (etwa Jahr, Belegart, Geschäftspartner), damit die „geordnete Wiedergabe” nicht am Chaos scheitert.
Sichern: Regelmäßige Datensicherung an einem zweiten Ort – der Verlust des Archivs ist der Ernstfall, den die Frist nicht verzeiht.
Lesbarkeit über Jahre planen: Etabliertes Format wählen (in der Praxis meist PDF/A), bei Systemwechseln die Altbestände mitnehmen und testen.

Wer diese sechs Punkte lebt, hat den Kern der „urschriftgetreuen Wiedergabe” organisatorisch abgedeckt. Verbindlich beurteilen kann den Einzelfall aber nur eine Fachberatung – gerade wenn Sie große Altbestände vernichten wollen, ist das gut investiertes Geld.

Wo gehört das digitale Archiv hin – Buchhaltung, DMS oder Wissensdatenbank?

Eine ehrliche Abgrenzung: Das führende System für Belege ist und bleibt Ihre Buchhaltung beziehungsweise Ihr ERP-System. Dort gehören Rechnungen, Lieferscheine und Buchungsbelege hin, dort werden sie geprüft und dort erwartet sie auch die Betriebsprüfung. Das ERP weiß, was passiert ist.

Eine Wissensdatenbank ergänzt dort, wo Kontext und Wissen gebraucht werden – sie weiß, wie es geht: die Wartungsanleitung hinter dem Serviceauftrag, das Übergabeprotokoll hinter der Schlussrechnung, die Korrespondenz, aus der hervorgeht, warum eine Lösung so gewählt wurde. Genau dieses Erfahrungswissen ist es, das beim Suchen im Alltag fehlt. Eine KI-Wissensdatenbank macht es durchsuchbar und beantwortet Fragen dazu mit Angabe des Quelldokuments – jede Antwort bleibt damit prüfbar, denn auch KI kann irren. Die Daten liegen dabei auf EU-Servern und werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet.

Was bei der Ablage von Dokumenten mit Personenbezug zusätzlich zu beachten ist – von Zugriffsrechten bis Löschfristen – behandelt der Überblick KI und DSGVO in Österreich.

Als nächster Schritt: Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Papierberge in Ihrem Betrieb tatsächlich noch Pflicht sind und welche längst digital sein könnten – und klären Sie die Grenzfälle mit Ihrem Steuerberater. Wie die Einführung einer durchsuchbaren Dokumenten- und Wissensablage abläuft, zeigt die Seite zum Ablauf der Einführung.