Dokumente und Systeme anbinden: So kommt Ihr Firmenwissen in die KI

Damit eine KI-Wissensdatenbank Fragen aus Ihrem Betrieb beantworten kann, muss das Wissen zuerst hinein. Und das wertvollste Wissen steckt selten in Rechnungen oder Lieferscheinen – es steckt in dem, was Ihre Leute können und entschieden haben: wie der Monteur den wiederkehrenden Fehler an der Anlage behoben hat, was mit dem Kunden per E-Mail vereinbart wurde, warum ein Projekt so und nicht anders umgesetzt worden ist. Dieses Know-how verteilt sich auf Sprachnotizen, Postfächer, Serviceprotokolle, Anleitungen, Projektordner – und zu einem erheblichen Teil auf Köpfe. Die Anbindung funktioniert je Quelle unterschiedlich: Vieles läuft automatisch, an manchen Stellen bleibt bewusste Handarbeit. Entscheidend ist, nicht alles auf einmal anzugehen, sondern mit den wissensreichsten Quellen zu beginnen und schrittweise zu erweitern. Die Grundlagen dazu erklärt der Beitrag Was ist eine KI-Wissensdatenbank?.

In Kürze

• Der größte Mehrwert liegt im dokumentierten Firmen-Know-how: Sprachnotizen und Diktate, E-Mails mit Entscheidungen, Serviceprotokolle, Anleitungen und Projektdokumentation – nicht in Belegen.
• Belege bleiben im ERP führend: Das ERP weiß, was verkauft wurde – die Wissensdatenbank weiß, wie es gemacht wird.
• Digitale Dokumente lassen sich weitgehend automatisch übernehmen; bei Papier und Fotos übernimmt eine Texterkennung (OCR) die Umwandlung in durchsuchbaren Text.
• Wissen, das nur in Köpfen existiert, holen Sie mit einer Diktat-Routine, kurzen Interviews und Übergabe-Dokumentation heraus – das ist Gewohnheitssache, keine Technikfrage.
• Binden Sie Quellen nach Wissensdichte und Aufwand an: zuerst Netzwerkordner und Diktate, dann E-Mails, dann das priorisierte Papierarchiv, zuletzt Spezialsysteme.
• Die Originale bleiben, wo sie sind: Die Wissensdatenbank arbeitet mit Kopien, Ihre bestehende Ablage läuft unverändert weiter.

Welche Dokumentquellen gibt es in einem typischen KMU?

Das Wissen eines Betriebs liegt fast nie an einem Ort. Es verteilt sich auf den Fileserver, auf Tausende E-Mails, auf Aktenordner im Schrank, auf Fotos am Handy des Monteurs, auf Daten in Fachprogrammen – und auf die Erfahrung langjähriger Mitarbeiter, die nie aufgeschrieben wurde. Genau diese Zersplitterung ist der Grund, warum Mitarbeiter täglich Zeit mit Suchen und Nachfragen verlieren; was das einen Betrieb tatsächlich kostet, rechnet der Beitrag Was kostet Suchen wirklich? vor.

Für die Anbindung an eine KI-Wissensdatenbank lohnt eine Unterscheidung, die oft übersehen wird: Nicht jede Quelle ist gleich viel wert. Quellen mit dokumentiertem Know-how – Serviceprotokolle, Anleitungen, Projektdokumentation, E-Mails mit Vereinbarungen, Diktate – beantworten später die Fragen, die im Alltag wirklich Zeit kosten: „Wie haben wir das beim letzten Mal gelöst?” Quellen mit Belegen – Rechnungen, Lieferscheine, Buchungsdaten – gehören dagegen in die Systeme, in denen sie schon liegen. Daraus ergibt sich diese Übersicht:

Quelle	Was darin steckt	Anbindung	Automatisierungsgrad
Sprachnotizen / Diktate	Erfahrungswissen aus Einsätzen und Projekten – oft nirgendwo sonst dokumentiert	Aufnahme wird automatisch in Text umgewandelt	Hoch – nur das Diktieren bleibt beim Menschen
E-Mail-Postfach (Outlook / Microsoft 365)	Vereinbarungen, Entscheidungen, Zusagen samt Anhängen	Relevante Mails und Anhänge werden nach Regeln übernommen	Hoch – Regeln einmal festlegen
Netzwerkordner / Fileserver	Anleitungen, Serviceprotokolle, Projektdokumentation, Verträge	Ordner werden ausgelesen und laufend überwacht	Hoch – läuft nach Einrichtung von selbst
Smartphone-Fotos	Typenschilder, ausgefüllte Protokolle, Zustandsdokumentation	Upload im Browser, dann Texterkennung (OCR)	Mittel – Foto machen bleibt Handarbeit
Papierarchiv	Alte Anleitungen, Wartungshefte, unterschriebene Protokolle	Scannen, dann Texterkennung (OCR)	Mittel – Sichten und Scannen bleibt Handarbeit
SharePoint / DMS	Bereits strukturiert abgelegte Dokumente	Schnittstelle oder regelmäßiger Export	Unterschiedlich – hängt vom System ab
ERP	Aufträge, Belege, Stammdaten – bleibt bewusst führend	Meist gar nicht oder nur für Begleitdokumente	Bewusste Abgrenzung statt Anbindung

Die Reihenfolge in dieser Tabelle ist kein Zufall: oben das Know-how, unten die Belege. Die folgenden Abschnitte gehen die Quellen einzeln durch – jeweils mit dem, was automatisch geht, wo Handarbeit bleibt und welche Stolpersteine in der Praxis auftauchen.

Wie erfassen Sie Wissen, das nur in Köpfen existiert?

Bevor es um Ordner und Postfächer geht, gehört die unbequemste Wahrheit auf den Tisch: Das wertvollste Wissen vieler Betriebe steht in keinem einzigen Dokument. Der Servicetechniker, der jede Anlage im Bestand kennt. Die Büroleiterin, die weiß, welcher Kunde welche Sondervereinbarung hat. Solange dieses Wissen nur in Köpfen existiert, kann keine Software es finden – und mit jeder Kündigung, jedem Krankenstand und jeder Pensionierung geht ein Stück davon unwiederbringlich verloren.

Die gute Nachricht: Dieses Wissen zu dokumentieren ist heute deutlich einfacher als früher, weil niemand mehr tippen muss. Drei Wege haben sich bewährt.

Sprachnotizen und Diktate sind der Weg mit der niedrigsten Hürde. Der Monteur diktiert nach dem Einsatz zwei, drei Minuten am Handy: was das Problem war, was die Ursache war, wie er es gelöst hat, worauf beim nächsten Mal zu achten ist. Die Aufnahme wird automatisch in Text umgewandelt (Transkription), verschlagwortet und dem Kunden oder der Anlage zugeordnet. Aus zwei Minuten Sprechen wird ein dauerhaft auffindbarer Wissensbaustein – ohne Schreibarbeit, ohne Formular, ohne Ablageentscheidung.

Kurzinterviews eignen sich für Bestandswissen, das sich nicht an einzelnen Einsätzen festmacht. Eine halbe bis dreiviertel Stunde mit einem erfahrenen Mitarbeiter, geführt entlang weniger Leitfragen – welche Fehler treten bei welchen Anlagentypen immer wieder auf, welche Kunden haben welche Besonderheiten, was würde ein Nachfolger als Erstes wissen müssen –, wird aufgenommen und transkribiert. Das Ergebnis ist kein Roman, aber ein durchsuchbarer Grundstock, den es vorher schlicht nicht gab.

Übergabe-Dokumentation ist der Ernstfall derselben Idee: Wenn ein Wissensträger den Betrieb verlässt oder in Pension geht, werden die letzten Wochen genutzt, um systematisch zu diktieren und zu erfassen, was sonst mitginge. Wer damit erst in der Kündigungsfrist beginnt, rettet nur einen Bruchteil – deshalb gehört die Diktat-Routine in den Alltag, nicht in den Abschied.

So führen Sie die Erfassung von Kopfwissen konkret ein:

1. Wissensträger benennen. Wer im Betrieb wird am häufigsten gefragt? Diese zwei bis vier Personen sind der Startpunkt – nicht die ganze Belegschaft.
2. Anlässe festlegen. Diktiert wird nicht „irgendwann”, sondern an definierten Punkten: nach jedem Serviceeinsatz mit Besonderheit, nach jedem Projektabschluss, nach jeder gelösten Reklamation.
3. Leitfragen vorgeben. Drei feste Fragen genügen: Was war das Problem? Wie wurde es gelöst? Was muss man beim nächsten Mal wissen? Das senkt die Hemmschwelle und macht die Notizen vergleichbar.
4. Zwei Wochen begleiten. Am Anfang vergisst es jeder. Eine kurze Erinnerung durch die Einsatzleitung in den ersten Wochen entscheidet darüber, ob die Routine hält.
5. Nutzen sichtbar machen. Sobald die erste Frage im Team über eine alte Sprachnotiz beantwortet wird, kippt die Stimmung von „Mehraufwand” zu „selbstverständlich”.
6. Bestandswissen nachziehen. Erst wenn die Routine läuft, folgen die Kurzinterviews mit den erfahrensten Mitarbeitern – als geplante Termine, nicht nebenbei.

Wie solche Routinen in echten Betrieben aussehen und was sie im Alltag verändern, zeigt der Beitrag KI-Wissensdatenbank in der Praxis an konkreten Abläufen.

Wie werden Netzwerkordner und Fileserver angebunden?

Der Netzwerkordner ist fast immer die ergiebigste digitale Quelle, weil dort schon dokumentiertes Know-how liegt: Anleitungen, Serviceprotokolle, Projektdokumentation, Verträge, Kalkulationsgrundlagen. Bei der Anbindung wird festgelegt, welche Ordner übernommen werden sollen – zum Beispiel „Projekte”, „Anleitungen” und „Verträge”, aber nicht „Privat” oder „Alt_Sicherung_2011”. Die Wissensdatenbank liest diese Ordner aus, übernimmt die Inhalte und überwacht sie danach laufend: Neue und geänderte Dateien werden automatisch erkannt, gängige Formate wie PDF, Word und Excel direkt verarbeitet, die Verschlagwortung passiert ohne Zutun.

Handarbeit bleibt bei der Auswahl. Jemand aus dem Betrieb muss entscheiden, welche Ordner relevantes Wissen enthalten und welche nur Datenmüll – diese Entscheidung kann keine Software treffen, und sie lohnt sich: Wer ungefiltert alles übernimmt, verwässert die Antwortqualität mit veralteten Dateiversionen.

Drei Stolpersteine tauchen dabei regelmäßig auf. Erstens das Versionschaos: Dateien wie „Angebot_final_v3_NEU_wirklich.docx” existieren in fünf Fassungen, und ohne Vorentscheidung landen alle fünf im Bestand. Bewährt hat sich die Regel, pro Ordner kurz zu klären, ob alte Versionen mitkommen oder nur der letzte Stand. Zweitens verwaiste Ordnerstrukturen: Bereiche, die seit Jahren niemand pflegt, enthalten oft überholte Anleitungen, die als vermeintlich gültige Antworten wieder auftauchen würden – besser ausklammern oder als „Archiv” kennzeichnen. Drittens Berechtigungen: Wenn der Ordner „Personal” auf dem Fileserver zugriffsbeschränkt ist, muss diese Beschränkung in der Wissensdatenbank erhalten bleiben. Das ist lösbar, muss aber bei der Einrichtung ausdrücklich mitgedacht werden.

Wie kommen E-Mails und Anhänge in die Wissensdatenbank?

Das E-Mail-Postfach ist in vielen Betrieben das heimliche Hauptarchiv – und zwar nicht nur wegen der Anhänge. Der eigentliche Schatz sind die Mails selbst: die Zusage des Lieferanten, die geänderte Vereinbarung mit dem Kunden („wie telefonisch besprochen verlängern wir die Wartung um zwei Jahre”), die Begründung, warum eine Reklamation kulant gelöst wurde. Solche Entscheidungen stehen nirgendwo sonst. Wer nur Anhänge übernimmt, lässt genau das Wissen zurück, das später die Frage „Was wurde mit dem Kunden eigentlich vereinbart?” beantworten würde.

Über eine Anbindung an Outlook beziehungsweise Microsoft 365 lassen sich relevante Mails und Anhänge automatisch übernehmen, ohne dass jemand jede Nachricht einzeln ablegt. Gesteuert wird das über Regeln: etwa „Mails aus dem Postfach office@ samt Anhängen erfassen”, „Korrespondenz mit diesen Absendern übernehmen” oder „nur Nachrichten mit Anhang”. Eine Duplikat-Erkennung sorgt dafür, dass dieselbe Datei nicht mehrfach landet, wenn sie in einem Mailverlauf dreimal hin- und hergeschickt wurde.

Handarbeit bleibt beim Definieren dieser Regeln – und beim ehrlichen Nachschärfen nach den ersten Wochen, wenn sich zeigt, dass eine Regel zu viel Rauschen (Newsletter, automatische Bestätigungen) oder zu wenig Substanz erfasst. Der wichtigste Stolperstein ist aber kein technischer: Persönliche Postfächer enthalten regelmäßig private Nachrichten, Bewerbungen oder Krankenstandsmeldungen, die in keiner Wissensdatenbank etwas verloren haben. In der Praxis bindet man deshalb Funktionspostfächer wie office@ oder service@ vollständig an, persönliche Postfächer dagegen gar nicht oder nur über enge Regeln. Was dabei rechtlich zu beachten ist – von Mitarbeiterdaten bis zu Löschpflichten –, behandelt der Beitrag KI und DSGVO in Österreich im Detail.

Was passiert mit dem Papierarchiv?

Papier muss den Umweg über den Scanner nehmen. Danach übernimmt die Texterkennung – im Fachjargon OCR, kurz für Optical Character Recognition – die eigentliche Arbeit: Sie wandelt das gescannte Bild in maschinenlesbaren Text um. Erst dieser Text macht ein Dokument für die KI durchsuchbar und zitierbar. Dieser und weitere Fachbegriffe rund um die Anbindung sind im Glossar kompakt erklärt.

Moderne Texterkennung kommt auch mit älteren Vorlagen zurecht: leicht vergilbte Seiten, Durchschläge, alte PDF-Dateien, die nur als Bild vorliegen. Ihre Grenzen erreicht sie bei Handschrift, sehr blassen Kopien und beschädigten Seiten – dort bleibt die Erkennung lückenhaft, und wichtige Einzelstücke prüft man besser nach. Ein handschriftlich ausgefülltes Wartungsheft aus den Neunzigern wird also nicht perfekt erfasst; die Frage ist dann, ob die betreffende Anlage überhaupt noch im Bestand ist.

Genau da liegt die größte Handarbeit: nicht im Scannen, sondern im Sichten davor. Auch beim Papier gilt die Know-how-Brille: Alte Wartungshefte, Anlagendokumentationen und unterschriebene Abnahmeprotokolle zu laufenden Objekten sind wertvoll – Ordner voller Belegkopien, deren Inhalte längst in der Buchhaltung erfasst sind, sind es nicht. Bewährt hat sich, mit den aktiven und häufig gebrauchten Beständen zu beginnen und das restliche Archiv nur bei Bedarf nachzuziehen. Ein pragmatischer Test: Wurde ein Ordner in den letzten zwei Jahren auch nur einmal aus dem Schrank geholt? Wenn nein, wandert er ans Ende der Liste. Und wer beim Sichten alte Belege entsorgen will, sollte vorher die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten prüfen – eine Übersicht dazu bietet die WKO.

Wie helfen Smartphone-Fotos weiter?

Viel Betriebswissen entsteht dort, wo kein Scanner steht: auf der Baustelle, beim Kunden, im Lager. Ein Foto vom Typenschild, vom handschriftlich ausgefüllten Abnahmeprotokoll oder vom Zustand einer Anlage vor dem Umbau ist in Sekunden gemacht. Über einen Upload im Browser gelangt das Foto direkt vom Smartphone in die Wissensdatenbank, wo die Texterkennung den lesbaren Inhalt extrahiert und die Verschlagwortung das Bild dem richtigen Kunden oder Projekt zuordnet.

Automatisch laufen Umwandlung und Einordnung; die Handarbeit – das Foto tatsächlich zu machen – bleibt bewusst beim Menschen, ist aber so klein, dass sie im Alltag realistisch passiert. Der typische Stolperstein ist derselbe wie bei den Sprachnotizen: Gewohnheit. In den ersten Wochen fotografiert nur, wer erinnert wird. Hilfreich ist, Foto und Diktat als Paar zu etablieren – nach dem Einsatz zwei Fotos und zwei Minuten Sprachnotiz, immer in derselben Reihenfolge.

Wie werden bestehende Systeme wie SharePoint, DMS oder ERP eingebunden?

Wer bereits ein SharePoint oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS, also eine Software zur strukturierten Dokumentenablage) im Einsatz hat, muss dieses nicht ersetzen. Die Wissensdatenbank versteht sich als Schicht darüber: Sie holt sich die Dokumente aus dem bestehenden System und macht sie in normaler Sprache abfragbar, während das Quellsystem führend bleibt. Worin sich DMS und KI-Wissensdatenbank grundsätzlich unterscheiden – und warum das eine das andere nicht ersetzt –, beleuchtet der Vergleich Dokumentenmanagement und KI.

Technisch gibt es zwei Wege. Entweder eine direkte Schnittstelle, über die Dokumente laufend synchronisiert werden – bei SharePoint und Microsoft 365 ist das der übliche Weg. Oder ein regelmäßiger Export, bei dem das Quellsystem Dokumente in einen Übergabeordner legt, der wie ein Netzwerkordner überwacht wird. Welcher Weg passt, hängt vom jeweiligen System ab und ist ein Thema für die Analysephase; pauschale Zusagen wären hier unseriös. Ehrlicherweise gilt auch: Sehr alte oder exotische Fachprogramme ohne Exportmöglichkeit lassen sich mitunter gar nicht sinnvoll anbinden – dann bleibt der Weg über gedruckte oder gespeicherte Berichte.

Beim ERP-System (der zentralen Unternehmenssoftware für Aufträge, Lager und Rechnungswesen) empfiehlt sich eine bewusste Abgrenzung statt einer Anbindung. Belege, Buchungen, Auftrags- und Stammdaten sind im ERP richtig aufgehoben und sollen dort auch führend bleiben – sie in die Wissensdatenbank zu kopieren, brächte keine besseren Antworten, sondern nur Rauschen. Die Faustregel dazu: Das ERP weiß, was verkauft wurde – die Wissensdatenbank weiß, wie es gemacht wird. Sinnvoll übernehmen lassen sich allenfalls Begleitdokumente mit Wissensgehalt, die im ERP nur angehängt sind, etwa technische Dokumentationen zu einem Auftrag. Die Frage „Was hat Kunde Huber im Vorjahr bestellt?” beantwortet weiterhin das ERP; die Frage „Wie haben wir das Problem an Hubers Anlage gelöst?” beantwortet die Wissensdatenbank.

In welcher Reihenfolge binden Sie die Quellen an?

Der häufigste Fehler bei Einführungsprojekten ist der Versuch, alle Quellen gleichzeitig anzubinden. Das Projekt wird groß, zieht sich, und der Nutzen zeigt sich erst spät. Sinnvoller ist eine gestaffelte Reihenfolge nach zwei Kriterien: Wie viel nutzbares Know-how steckt in der Quelle (Wissensdichte), und wie schnell ist sie angebunden (Aufwand)? Quellen mit hoher Wissensdichte und geringem Aufwand kommen zuerst – daraus ergibt sich ein Priorisierungs-Framework, das sich in der Praxis bewährt hat:

Stufe	Quelle	Warum an dieser Stelle	Aufwand bis zum Nutzen
1	Netzwerkordner (Anleitungen, Protokolle, Projektdoku)	Höchste Wissensdichte bei geringstem Aufwand – das Team kann sofort erste Fragen stellen	Tage
2 (parallel)	Sprachnotizen / Diktat-Routine	Erfasst ab sofort Wissen, das sonst verloren geht; Technik trivial, Gewohnheit braucht Begleitung	Wochen (Gewohnheit)
3	E-Mail-Postfächer (Funktionsadressen)	Vereinbarungen und Entscheidungen, die nur dort existieren; Regeln sind schnell definiert	Tage bis Wochen
4	Papierarchiv, priorisiert	Wertvoll, aber Sichten und Scannen kosten Zeit – nur aktive Bestände, Rest bei Bedarf	Wochen
5 (parallel)	Smartphone-Fotos im Alltag	Ergänzt die Diktat-Routine; reines Gewohnheitsthema	Wochen (Gewohnheit)
6	SharePoint / DMS	Braucht Abstimmung zur Schnittstelle; lohnt, wenn die Basis steht	Wochen
–	ERP	Bewusst abgrenzen statt anbinden; allenfalls Begleitdokumente übernehmen	Entfällt weitgehend

Zwei Dinge fallen an diesem Raster auf. Erstens laufen die Gewohnheitsthemen – Diktate und Fotos – parallel zu den technischen Anbindungen, weil sie keine Technik blockieren, aber Vorlaufzeit brauchen: Eine Routine, die in Woche eins startet, liefert in Woche acht bereits einen brauchbaren Bestand. Zweitens steht das ERP außerhalb der Staffelung, weil es gar nicht das Ziel ist, es zu übernehmen.

Diese Reihenfolge hat einen weiteren Vorteil: Sie lernen mit jeder Stufe, welche Fragen Ihr Team tatsächlich stellt. Das schärft die Auswahl für die nächste Quelle – oft zeigt sich, dass ein Teil des geplanten Bestands gar nicht gebraucht wird.

Welche Quellen lohnen sich nicht?

Genauso wichtig wie die Frage, was hineinkommt, ist die Frage, was draußen bleibt. Jedes überflüssige Dokument verwässert die Antwortqualität, verlängert die Einführung und vergrößert die Datenmenge, die geschützt werden muss. Fünf Kandidaten fallen in der Praxis regelmäßig durch:

Beleg- und Buchhaltungsarchive. Rechnungen, Kontoauszüge, Buchungsjournale sind im ERP und bei der Steuerberatung führend erfasst. Die Wissensdatenbank würde daraus keine besseren Antworten gewinnen – wer wissen will, was fakturiert wurde, fragt das ERP.

Versionsfriedhöfe und alte Sicherungen. Ordner wie „Backup_alt” oder „Sicherung_Server_2015” enthalten dieselben Dokumente in überholten Fassungen. Sie anzubinden erzeugt widersprüchliche Antworten, weil die KI nicht wissen kann, dass „Preisliste_2016” nicht mehr gilt.

Persönliche Postfächer als Ganzes. Private Nachrichten, Bewerbungen und Personalthemen gehören nicht in einen gemeinsamen Wissensbestand – hier sind Funktionspostfächer und enge Regeln der richtige Weg.

Rohdaten ohne Textgehalt. CAD-Zeichnungsdateien, Maschinen-Logdaten oder Messreihen enthalten für eine sprachbasierte Suche kaum verwertbaren Inhalt. Sinnvoll ist stattdessen, die Begleitdokumente zu übernehmen: die Beschreibung zur Zeichnung, den Prüfbericht zur Messreihe.

Totes Archivmaterial. Bestände zu Kunden, Anlagen oder Produkten, die seit vielen Jahren keine Rolle mehr spielen, kosten Sichtungsaufwand ohne Gegenwert. Sie können jederzeit nachgezogen werden, falls ein alter Fall wider Erwarten wieder aktuell wird – meist passiert das nie.

Die Grundregel hinter allen fünf Punkten: Angebunden wird, was künftige Fragen beantwortet. Was nur existiert, weil es einmal existiert hat, bleibt draußen.

Warum ist die automatische Verschlagwortung das Grundprinzip dahinter?

Klassische Ablagen funktionieren nur, solange alle dieselbe Ordnerlogik einhalten – und genau das scheitert in der Praxis, weil jeder Mitarbeiter anders ablegt. Die automatische Verschlagwortung dreht das Prinzip um: Nicht der Mensch ordnet das Dokument ein, sondern die Software liest den Inhalt und leitet daraus Schlagworte, Dokumenttyp und Zuordnung ab – etwa „Wartungsvertrag, Kunde Huber, Anlage 3, Laufzeit bis 2027”. Das funktioniert für ein gescanntes Protokoll genauso wie für eine transkribierte Sprachnotiz oder eine übernommene E-Mail.

Das hat zwei praktische Folgen. Erstens spielt es kaum noch eine Rolle, aus welcher Quelle ein Dokument kommt oder wie unordentlich es abgelegt war: Nach der Übernahme ist alles einheitlich erschlossen – das Diktat des Monteurs steht gleichberechtigt neben dem Vertrag aus dem Netzwerkordner. Zweitens wird die Suche vom Dateinamen unabhängig: Wer nach dem Wartungsvertrag der Anlage 3 fragt, findet ihn auch, wenn die Datei „Scan_0047.pdf” heißt. Eine KI-Wissensdatenbank wie die KI-Wissensdatenbank von Goma-it baut auf genau diesem Prinzip auf: Alle Quellen fließen in einen gemeinsamen, automatisch verschlagworteten Bestand, aus dem Antworten immer mit Quellenangabe kommen – und ausschließlich aus den eigenen Firmendokumenten.

Wie starten Sie das Anbinden konkret?

Am Anfang steht keine Technik, sondern eine Bestandsaufnahme mit zwei Fragen: Wo liegen heute die Dokumente, die Ihr Team am häufigsten sucht? Und wer sind die Personen, die am häufigsten gefragt werden? Die erste Frage bestimmt die erste technische Quelle, die zweite den Startpunkt der Diktat-Routine. Beide beantworten die Mitarbeiter meist in einer halben Stunde. In einem strukturierten Einführungsablauf ist genau das der Zweck der Analysephase vor der Einrichtung; wie die Schritte vom Erstgespräch bis zur Einschulung aussehen, zeigt der Ablauf einer Einführung im Detail.

Wichtig ist die realistische Erwartung: Die Anbindung ist kein einmaliger Kraftakt, sondern ein Prozess über einige Wochen, bei dem die Automatik den Großteil trägt und die Handarbeit auf wenige, klar umrissene Entscheidungen beschränkt bleibt – welche Ordner, welche Regeln, welche Anlässe fürs Diktieren. Betriebe, die mit einer Quelle starten und konsequent erweitern, haben nach kurzer Zeit ein durchsuchbares Firmengedächtnis, das nicht nur Dokumente wiederfindet, sondern das Können des Betriebs festhält – ohne dass jemand seine gewohnte Ablage aufgeben musste.