KI-Wissensdatenbank in der Praxis: Die häufigsten Anwendungsfälle im Betrieb

In österreichischen Klein- und Mittelbetrieben steckt das wertvollste Wissen selten in Belegen, sondern in Köpfen und verstreuten Unterlagen: Wie haben wir dieses Problem damals gelöst? Mit welchen Einstellungen läuft die Anlage stabil? Eine KI-Wissensdatenbank sammelt die Dokumente eines Betriebs an einem zentralen Ort und beantwortet solche Fragen in normaler Sprache – mit Quellenangabe zum Originaldokument. Die häufigsten Anwendungsfälle: frühere Problemlösungen wiederfinden, dokumentierte Anlagen-Einstellungen, mobil abrufbares Wartungswissen, Einschulung neuer Mitarbeiter, Urlaubsvertretung, die Sicherung von Erfahrungswissen vor der Pensionierung und schnelle Auskünfte am Telefon. Das Wiederfinden von Belegen wie Angeboten oder Lieferscheinen kommt als praktischer Nebeneffekt dazu.

In Kürze

• Eine KI-Wissensdatenbank beantwortet Fragen in Alltagssprache ausschließlich aus den eigenen Firmendokumenten – jede Antwort verweist auf die Quelle.
• Die stärksten Anwendungsfälle drehen sich um Know-how: frühere Problemlösungen, Anlagen-Einstellungen, Wartungswissen, Einschulung, Vertretung und die Sicherung von Erfahrungswissen vor der Pensionierung.
• Auf der Baustelle oder beim Kunden zählt der mobile Zugriff: Anleitungen und Einstellwerte sind am Handy abrufbar statt im Ordner im Büro.
• Wissen wird unabhängig von einzelnen Personen – spürbar bei Urlaub, Krankenstand, Onboarding und Personalwechsel.
• Zur Abgrenzung: Das ERP weiß, was verkauft wurde – die Wissensdatenbank weiß, wie es gemacht wird. Das Auffinden von Belegen ist ein Nebeneffekt, nicht der Kern.
• Die eigenen Top-Anwendungsfälle erkennt man an wiederkehrenden Fragen im Team und an Wissen, das nur eine Person im Kopf hat.

Was ist eine KI-Wissensdatenbank – und was unterscheidet sie von der Ordnerablage?

Eine KI-Wissensdatenbank ist eine zentrale Ablage für Firmendokumente, die man befragen kann wie einen gut informierten Kollegen. Statt sich durch Ordnerstrukturen zu klicken oder das Postfach zu durchforsten, tippt man eine Frage in normaler Sprache ein – etwa „Wie haben wir das Kondensatproblem bei der Lüftungsanlage im Objekt Bergmann gelöst?” – und erhält eine Antwort, die direkt aus den eigenen Dokumenten stammt. Eine ausführliche Einführung in die Funktionsweise bietet der Beitrag Was ist eine KI-Wissensdatenbank?.

Der Unterschied zur klassischen Ablage liegt in drei Punkten. Erstens: Die Suche funktioniert über Bedeutung, nicht nur über Dateinamen. Wer den exakten Wortlaut oder den Speicherort nicht kennt, findet trotzdem das richtige Dokument – auch wenn im Servicebericht „Kondenswasser” steht und in der Frage „Feuchtigkeit”. Zweitens: Eine Texterkennung (OCR, also die automatische Umwandlung von gescannten Seiten und Fotos in durchsuchbaren Text) macht auch Papierdokumente auffindbar, sobald sie eingescannt sind – vom alten Maschinenbuch bis zum handschriftlichen Wartungsprotokoll. Drittens: Jede Antwort nennt ihre Quelle. Ein Klick öffnet das Originaldokument – man muss der KI nichts blind glauben.

Wichtig ist die Abgrenzung zu allgemeinen KI-Chatbots aus dem Internet: Eine betriebliche Wissensdatenbank antwortet nur aus den eigenen Unterlagen. Was nicht in den Dokumenten steht, wird nicht erfunden. Genau das macht sie im Betriebsalltag verlässlich. Warum dieser Unterschied entscheidend ist und wie ChatGPT mit eigenen Daten funktioniert, ist ein eigenes Thema.

Ebenso wichtig ist die Abgrenzung zum ERP-System (der Unternehmenssoftware für Aufträge, Lager und Rechnungen): Das ERP verwaltet strukturierte Geschäftsdaten – wer was wann bestellt hat, welche Rechnung offen ist, wie viel auf Lager liegt. Die Wissensdatenbank erschließt das unstrukturierte Wissen daneben: Anleitungen, Serviceberichte, Einstellprotokolle, Besprechungsnotizen, E-Mail-Verläufe. Auf einen Satz gebracht: Das ERP weiß, was verkauft wurde – die Wissensdatenbank weiß, wie es gemacht wird. Sie ersetzt kein ERP, sondern schließt die Lücke, die es offenlässt.

Welche Anwendungsfälle kommen im Betriebsalltag am häufigsten vor?

Die folgenden sieben Anwendungsfälle tauchen quer durch alle Branchen auf – vom Handwerk über die Produktion bis zur Kanzlei. Für jeden gilt dasselbe Muster: Ausgangslage, Frage in Alltagssprache, belegte Antwort – und eine spürbare Veränderung im Alltag.

Anwendungsfall	Typische Frage	Wer profitiert am meisten
Problemlösungen wiederfinden	„Wie haben wir das damals gelöst?”	Techniker, Projektleiter
Anlagen-Einstellungen	„Mit welchen Werten läuft die Maschine stabil?”	Produktion, Instandhaltung
Wartungswissen mobil	„Was bedeutet Fehlercode E42, und wie behebe ich ihn?”	Außendienst, Montage
Onboarding und Einschulung	„Wie ist bei uns der Ablauf bei einer Reklamation?”	Neue Mitarbeiter, Ausbilder
Urlaubsvertretung	„Wo liegen die Unterlagen, und was wurde vereinbart?”	Büro, Verwaltung
Pensionierung	„Was weiß nur der Kollege, der bald geht?”	Geschäftsführung, Nachfolger
Telefonauskunft	„Wann war die letzte Wartung beim Kunden Huber?”	Innendienst, Sekretariat

„Wie haben wir das damals gelöst?” – Problemlösungen wiederfinden

Ausgangslage: Ein Installateurbetrieb mit fünfzehn Mitarbeitern steht bei einem Kunden vor einem Heizungsproblem, das seltsam vertraut wirkt. Irgendwer im Team hat so etwas schon einmal gelöst – vor zwei, drei Jahren, bei einem anderen Objekt. Aber wer? Und wie? Der damalige Projektleiter ist nicht mehr im Haus, der Servicebericht liegt irgendwo am Server. Also wird das Problem neu gelöst: mit denselben Irrwegen und demselben Aufwand wie beim ersten Mal.

Beispielfrage: „Hatten wir schon einmal eine Fußbodenheizung, die nur in einzelnen Räumen kalt bleibt, und was war die Ursache?”

Was die Antwort liefert: die passenden Serviceberichte und Projektnotizen aus der Vergangenheit, zusammengefasst in wenigen Sätzen – etwa dass in zwei früheren Fällen ein verschlammter Verteiler die Ursache war und wie er gespült wurde. Jede Aussage verweist auf das Originaldokument.

Was sich im Alltag ändert: Der Betrieb hört auf, dieselben Probleme mehrfach zu lösen. Erfahrung wird zum gemeinsamen Werkzeug statt zum Privatbesitz einzelner Köpfe. Und die Hemmschwelle, Lösungen kurz zu dokumentieren, sinkt – denn jetzt lohnt sich das Festhalten, weil es wiedergefunden wird.

Anlagen-Einstellungen und Maschinenparameter dokumentiert abrufen

Ausgangslage: In einem Produktionsbetrieb mit dreißig Mitarbeitern läuft eine ältere Abkantpresse nur dann sauber, wenn Druck, Geschwindigkeit und Werkzeug richtig kombiniert sind. Diese Werte stehen in keinem Handbuch – sie leben in den Köpfen von zwei Maschinenführern und auf Zetteln im Werkzeugschrank. Kommt ein Auftrag mit einem Material, das zuletzt vor einem Jahr verarbeitet wurde, beginnt das Rätselraten von vorn.

Beispielfrage: „Mit welchen Einstellungen haben wir zuletzt 3-Millimeter-Edelstahl auf der Abkantpresse gekantet?”

Was die Antwort liefert: die dokumentierten Einstellwerte aus dem letzten vergleichbaren Auftrag – aus dem abfotografierten Einstellzettel, dem Rüstprotokoll oder der Projektnotiz, mit Verweis auf die Quelle und das Datum.

Was sich im Alltag ändert: Rüstzeiten hängen nicht mehr davon ab, wer gerade Schicht hat. Ausschuss durch falsche Erstversuche geht zurück. Und die Zettelwirtschaft im Werkzeugschrank bekommt einen Ort, an dem sie tatsächlich gefunden wird: Ein Foto vom handschriftlichen Einstellzettel genügt, die Texterkennung macht ihn durchsuchbar.

Wartungswissen mobil: am Handy vor der Anlage

Ausgangslage: Der Servicetechniker eines Kältetechnik-Betriebs steht beim Kunden vor einer Anlage mit Fehlermeldung. Die Bedienungsanleitung liegt als PDF am Server im Büro, die gedruckte Version im Ordner in der Werkstatt, die entscheidende Erfahrung – dass dieser Fehler bei diesem Modell fast immer am Drucksensor liegt – im Kopf eines Kollegen. Der Anruf bei der Kollegin im Innendienst unterbricht deren Arbeit, und die eigene gleich mit.

Beispielfrage (am Handy, direkt vor der Anlage): „Was bedeutet Fehlercode E42 beim Kühlaggregat Modell X, und wie behebe ich ihn?”

Was die Antwort liefert: den passenden Abschnitt aus der hinterlegten Anleitung, in verständlichen Schritten zusammengefasst, mit Link zur Originalseite im Handbuch – und, falls dokumentiert, den Hinweis aus früheren Serviceberichten, dass bei diesem Modell zuerst der Drucksensor geprüft werden sollte.

Was sich im Alltag ändert: Der Techniker arbeitet weiter, ohne Rückruf, ohne Rückfahrt ins Büro, ohne zweiten Anfahrtstermin. Das Büro wird seltener unterbrochen. Und Herstellerwissen und eigene Erfahrung stehen zum ersten Mal nebeneinander an einem Ort – abrufbar von jedem im Team, nicht nur vom dienstältesten Techniker.

Einschulung und Onboarding: neue Mitarbeiter helfen sich selbst

Ausgangslage: Eine Tischlerei stellt einen neuen Arbeitsvorbereiter ein. In den ersten Wochen stellt er täglich Dutzende Fragen: Wie werden Aufträge angelegt? Wie ist der Ablauf bei einer Reklamation? Wer bestellt Beschläge, und bei wem? Jede Frage ist berechtigt – und jede unterbricht einen erfahrenen Kollegen. Nach ein paar Wochen traut sich der Neue manche Frage nicht mehr zu stellen und improvisiert lieber. Genau dann passieren Fehler.

Beispielfrage: „Wie ist bei uns der Ablauf, wenn ein Kunde eine gelieferte Front reklamiert?”

Was die Antwort liefert: die dokumentierte Vorgangsweise Schritt für Schritt – wer informiert wird, welches Formular verwendet wird, wie fotografiert und dokumentiert wird –, mit Verweis auf die hinterlegte Arbeitsanweisung.

Was sich im Alltag ändert: Neue Mitarbeiter beantworten sich einen Großteil der Alltagsfragen selbst und fragen nur noch dort nach, wo es wirklich Erfahrung braucht. Die Einschulung wird planbarer, erfahrene Kräfte werden seltener unterbrochen, und die Antworten sind einheitlich – nicht drei Versionen von drei Kollegen.

Urlaubsvertretung und Krankenstand: auskunftsfähig bleiben

Ausgangslage: Die Büroleiterin eines Elektrobetriebs ist zwei Wochen auf Urlaub. Sie ist die Einzige, die weiß, wo die Zulassungsunterlagen des Firmen-Lkw liegen und was mit dem Steuerberater vereinbart wurde. Die Vertretung sitzt vor denselben Ordnern – und findet trotzdem nichts, weil sie die Logik der Ablage nicht kennt. Im Krankenstand ist es noch heikler: Da gibt es keine Übergabe, und anrufen mag man auch nicht.

Beispielfrage: „Wie ist der Ablauf bei einer Krankmeldung, und wo finde ich das Formular dafür?”

Was die Antwort liefert: die dokumentierte Vorgangsweise samt Formular – ohne dass jemand im Urlaub gestört werden muss und ohne Suchaktion durch fremde Ordnerstrukturen.

Was sich im Alltag ändert: Die Vertretung bleibt handlungsfähig, Kunden und Lieferanten merken gar nicht, dass jemand fehlt. Der Urlaub wird tatsächlich zum Urlaub – und die Auskunftsfähigkeit des Betriebs hängt nicht mehr am Dienstplan.

Pensionierung: Wissen geht nicht mit in den Ruhestand

Ausgangslage: In einem metallverarbeitenden Betrieb geht der Werkstättenleiter nach dreißig Jahren in Pension. Er kennt jede Maschine samt ihrer Eigenheiten und hat für wiederkehrende Sonderanfertigungen seine eigenen Aufzeichnungen. Klassisch passiert Folgendes: ein paar Übergabewochen, ein dicker Ordner, viele gute Vorsätze – und ein Jahr später ruft der Nachfolger doch regelmäßig beim Pensionisten an.

Beispielfrage (Monate nach dem Abschied): „Worauf ist beim Einrichten der alten Drehbank für Messingteile zu achten?”

Was die Antwort liefert: die Hinweise aus den übernommenen Aufzeichnungen des früheren Werkstättenleiters – eingescannte Notizbücher, abfotografierte Einstellzettel, kurze Protokolle aus der Übergabezeit –, mit Quellenangabe zum jeweiligen Dokument.

Was sich im Alltag ändert: Die Übergabe bekommt ein Ziel und eine Struktur. In den letzten Monaten werden gezielt die Fragen gesammelt, die immer wieder beim scheidenden Kollegen landen – und die Antworten formlos dokumentiert. Ob die Sicherung gelungen ist, lässt sich noch vor dem Abschied prüfen: Man stellt der Wissensdatenbank die typischen Fragen und schaut, ob brauchbare Antworten kommen. Wenn nicht, kann man nachfragen – noch ist der Kollege ja da.

Telefonauskunft: Kundenfragen sofort beantworten

Ausgangslage: Ein Kunde ruft an und fragt, ob sein Gerät noch Garantie hat oder wann die letzte Wartung war. Klassisch heißt es dann: „Ich muss nachschauen und rufe zurück.” Der Rückruf kostet Zeit – und manchmal wird er vergessen. Beim Kunden bleibt der Eindruck, dass niemand so recht Bescheid weiß.

Beispielfrage (während des Telefonats): „Wann war die letzte Wartung beim Kunden Huber, und was wurde dabei gemacht?”

Was die Antwort liefert: die Auskunft in Sekunden, noch während der Kunde in der Leitung ist, belegt durch den Servicebericht.

Was sich im Alltag ändert: Aus „Ich rufe zurück” wird „Ich sage es Ihnen gleich” – ein spürbarer Unterschied im Kundenerlebnis. Zugleich kann jeder im Büro Auskunft geben, nicht nur die Person, die den Kunden betreut. Rückruflisten werden kürzer.

Nebeneffekt: Belege, Angebote und Verträge schneller finden

Neben dem Know-how erschließt die Wissensdatenbank nebenbei auch die klassischen Geschäftsunterlagen. Ein altes Angebot für eine ähnliche Heizungssanierung dient als Kalkulationsvorlage. Die Kündigungsfrist im Wartungsvertrag samt später per E-Mail vereinbarter Konditionen ist mit einer Frage greifbar. Und ein eingescannter, handschriftlich abgezeichneter Lieferschein lässt sich der passenden Rechnung zuordnen, bevor bezahlt wird.

Wichtig ist die richtige Einordnung: Für Aufträge, Lagerstände und offene Posten bleibt das ERP das führende System – die Wissensdatenbank ersetzt keine Warenwirtschaft und bucht nichts. Ihr Beitrag beginnt dort, wo das ERP endet: beim Wortlaut des Vertrags, bei der Begründung im E-Mail-Verlauf, beim gescannten Beleg. Wer ihren Nutzen am Belegwesen misst, unterschätzt sie – ihr eigentlicher Wert liegt im Wissen, wie Dinge gemacht werden.

Ein Tag mit Wissensdatenbank: vorher und nachher

Wie sich die Anwendungsfälle im Tagesverlauf summieren, zeigt die Gegenüberstellung eines gewöhnlichen Arbeitstags in einem gedachten Handwerksbetrieb mit zwanzig Mitarbeitern – kein Sonderfall, sondern Alltag.

Situation	Ohne Wissensdatenbank	Mit Wissensdatenbank
07:30 – Monteur braucht Einstellwerte für die Anlage beim Kunden	Anruf in der Werkstatt, Kollege sucht den Zettel, Rückruf	Frage am Handy, Werte samt Quelle in unter einer Minute
09:15 – Neuer Mitarbeiter fragt nach dem Reklamationsablauf	Erfahrener Kollege unterbricht seine Arbeit und erklärt – zum dritten Mal diese Woche	Neuer Mitarbeiter fragt die Wissensdatenbank, Kollege bleibt ungestört
10:40 – Kundin fragt am Telefon nach der letzten Wartung	„Ich rufe zurück” – Suche im Ordner, Rückruf am Nachmittag	Auskunft noch während des Gesprächs, belegt durch den Servicebericht
13:00 – Problem an einer Lüftungsanlage wirkt vertraut	Neu ausprobieren, weil niemand weiß, wer das damals gelöst hat	Alte Serviceberichte gefunden: Ursache und Lösung stehen dokumentiert bereit
15:20 – Büroleiterin im Krankenstand, Vertretung sucht eine Vereinbarung	Anruf im Krankenstand oder Entscheidung auf Verdacht	Vertretung findet die dokumentierte Vereinbarung selbst
16:45 – Angebot für ähnliches Projekt wie vor zwei Jahren	Neu kalkuliert, weil das alte Angebot unauffindbar ist	Altes Angebot als Vorlage geöffnet, Positionen übernommen

Zur Einordnung eine klar gekennzeichnete Beispielannahme: Treten an einem solchen Tag nur vier dieser Situationen auf und kostet jede ohne Wissensdatenbank zehn bis zwanzig Minuten, geht rechnerisch rund eine Arbeitsstunde pro Tag verloren – verteilt auf mehrere Personen und deshalb kaum sichtbar. Genau diese Unsichtbarkeit macht Suchzeit so tückisch; eine ausführliche Betrachtung bietet der Beitrag Was kostet Suchen wirklich?.

Wie finde ich die Top-3-Anwendungsfälle für meinen Betrieb?

Die lohnendsten Anwendungsfälle findet man nicht am Reißbrett, sondern im eigenen Alltag. Der folgende Selbsttest hilft dabei, sie in einer Woche einzugrenzen. Gehen Sie die Checkliste durch und zählen Sie, wie oft Sie mit Ja antworten:

• Gibt es Fragen, die im Team mehrmals pro Woche gestellt werden – untereinander oder von Kunden?
• Fällt bei Ihnen regelmäßig der Satz „Das weiß nur der Franz” (oder die Maria)?
• Wurde in den letzten Monaten ein Problem gelöst, das früher schon einmal gelöst worden war – ohne dass jemand die alte Lösung fand?
• Stehen wichtige Einstellwerte oder Arbeitsschritte auf Zetteln, in privaten Notizbüchern oder nur in Köpfen?
• Rufen Monteure oder Außendienstmitarbeiter regelmäßig im Büro an, um Unterlagen oder Werte zu erfragen?
• Stellen neue Mitarbeiter über Wochen dieselben Fragen an dieselben Kollegen?
• Gerät der Betrieb bei Urlaub oder Krankenstand einzelner Personen ins Stocken, weil Auskünfte fehlen?
• Geht in den nächsten Jahren ein erfahrener Mitarbeiter in Pension, dessen Wissen nirgends dokumentiert ist?
• Heißt es am Telefon öfter „Ich muss nachschauen und rufe zurück”?
• Liegen dieselben Unterlagen an mehreren Orten – Server, Postfach, Papierordner – und niemand weiß, welche Version gilt?

Auswertung: Drei- bis viermal Ja bedeutet klar erkennbare Anwendungsfälle – die Fragen, bei denen Sie genickt haben, sind Ihre Kandidaten. Ab fünfmal Ja verliert der Betrieb sehr wahrscheinlich täglich Zeit durch Suchen und Nachfragen; eine strukturierte Erhebung lohnt sich.

Für die Reihung auf die Top 3 haben sich drei Kriterien bewährt. Erstens die Häufigkeit: Eine Frage, die täglich auftaucht, schlägt eine, die monatlich kommt. Zweitens das Risiko: Wissen, das nur eine Person hat, wiegt schwerer als Wissen, das mühsam, aber auffindbar ist – besonders wenn diese Person bald geht. Drittens die Datenlage: Ein Anwendungsfall, für den bereits Dokumente existieren, lässt sich sofort umsetzen; einer, für den erst dokumentiert werden muss, kommt in die zweite Runde.

Hilfreich ist auch der Blick auf die Ablage selbst: Wo Dateinamen wie „Anleitung_final_v3_NEU” auftauchen, ist die Versionsfrage ungelöst – ein deutlicher Hinweis. Als Faustregel gilt: Starten Sie mit ein bis zwei Anwendungsfällen, bei denen der Leidensdruck am größten ist. Ein kleiner, gut funktionierender Einstieg überzeugt das Team mehr als ein großes Projekt, das alles auf einmal will.

Welche Erwartungen sind unrealistisch?

Zur Ehrlichkeit gehört auch, was eine KI-Wissensdatenbank nicht leistet. Wer mit falschen Erwartungen startet, ist nach vier Wochen enttäuscht – meist an Punkten, die sich vorab klären ließen.

Sie weiß nur, was dokumentiert ist. Die Wissensdatenbank macht vorhandene Unterlagen auffindbar – sie erzeugt kein Wissen. Das Erfahrungswissen des Werkstättenleiters ist erst abrufbar, wenn es zumindest formlos festgehalten wurde: als Notiz, Foto oder kurzes Protokoll. Die gute Nachricht: Die Hürde dafür sinkt deutlich, weil auch unstrukturierte Schnipsel gefunden werden. Ein Handbuch schreiben muss niemand.

Sie räumt die Ablage nicht auf. Doppelte Dateien und veraltete Versionen bleiben doppelt und veraltet – die KI findet sie nur schneller. Wer eine alte und eine neue Arbeitsanweisung parallel hinterlegt, bekommt unter Umständen Antworten aus beiden. Ein Mindestmaß an Pflege gehört dazu: Veraltetes wird archiviert oder gekennzeichnet.

Sie trifft keine Entscheidungen. Die Wissensdatenbank liefert die dokumentierte Grundlage – ob ein Kulanzfall gewährt wird, entscheidet weiterhin ein Mensch. Das ist Absicht: Verantwortung lässt sich nicht delegieren, gute Information schon.

Texterkennung hat Grenzen. Saubere Scans und normale Handschrift funktionieren gut; verblasste Durchschläge oder sehr flüchtige Handschrift können lückenhaft erkannt werden. Bei kritischen Altbeständen empfiehlt sich eine Stichprobe.

Sie ersetzt weder ERP noch Schulung. Aufträge, Lager und Rechnungen bleiben Sache der Unternehmenssoftware; das Anlernen von Handgriffen bleibt Sache erfahrener Kollegen. Die Wissensdatenbank nimmt beiden die Auskunftslast ab – mehr nicht, und das ist genug.

Perfekte Antworten ab Tag eins gibt es nicht. In den ersten Wochen zeigt sich, welche Fragen das Team wirklich stellt und welche Dokumente noch fehlen. Wer diese Phase als Feinjustierung einplant, ist nach einem Monat weiter als jemand, der beim ersten „Dazu habe ich nichts gefunden” aufgibt – denn genau diese ehrliche Antwort ist das Qualitätsmerkmal eines seriösen Systems.

Wie kommen diese Anwendungsfälle in Ihren Betrieb?

Der Weg von der Idee zur gelebten Praxis ist kürzer, als viele vermuten – vorausgesetzt, man geht ihn strukturiert. Bewährt hat sich diese Reihenfolge: zuerst ein Erstgespräch, in dem die konkreten Anwendungsfälle erhoben werden – idealerweise mit den Ergebnissen des Selbsttests aus diesem Beitrag; dann eine Analyse der vorhandenen Dokumente; anschließend die Einrichtung mit den wichtigsten Unterlagen; danach eine Testphase mit echten Fragen aus dem Alltag; zum Schluss die Einschulung des Teams. Wie das im Detail aussieht, zeigt die Seite Ablauf der Einführung. Welche Ablagen und Systeme sich als Quellen anbinden lassen, behandelt der Beitrag Dokumente und Systeme anbinden.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Lösung achten sollten: Antworten müssen ausschließlich aus den eigenen Dokumenten stammen und stets die Quelle nennen; eine Texterkennung sollte gescannte Unterlagen erfassen; der Zugriff sollte mobil funktionieren; und eine Rollenverwaltung sollte steuern, wer welche Dokumente sehen darf – die Lohnunterlagen gehen nicht jeden an. Für Betriebe in Österreich sind zudem Server in der EU und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (die datenschutzrechtliche Vereinbarung mit dem Anbieter) wichtige Kriterien; Details erklärt der Beitrag KI und DSGVO in Österreich. Eine Lösung, die für diese Anforderungen österreichischer KMU entwickelt wurde, ist die KI-Wissensdatenbank von Goma-it. Wer über einen Fachbegriff stolpert – von OCR bis Rollenverwaltung –, findet die Erklärungen im Glossar.

Der wichtigste Rat zum Schluss: Beginnen Sie nicht mit der Technik, sondern mit den Fragen. Wer die zehn häufigsten Fragen seines Betriebs kennt – und weiß, wessen Wissen mit der nächsten Pensionierung zu verschwinden droht –, weiß genau, welche Dokumente zuerst in die Wissensdatenbank gehören. Der Nutzen zeigt sich dann schon in der ersten Woche: bei der ersten Frage, die niemand mehr zweimal beantworten muss.